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Depuis la pandémie, la réunion hybride s’est imposée dans notre quotidien. Que ce soit pour une discussion avec des collègues en télétravail, un freelance ou des clients, elle apporte une nouvelle flexibilité au monde du travail. Encore faut-il apprivoiser ce format pour en faire un outil profitable à tous.

Les mesures de distanciation sociale et un recours massif au télétravail mis en œuvre pendant la pandémie de Covid-19 ont durablement modifié l’organisation des entreprises. Certaines de ces transformations sont en train de se pérenniser au-delà de la crise sanitaire. Parmi elles : l’organisation de réunions hybrides, durant lesquelles certaines personnes sont présentes physiquement tandis que d’autres interviennent à distance, grâce à des outils de collaboration numériques.

Un format à interroger

« Offrir aux équipes la possibilité de choisir où et comment elles partagent leur expertise présente bien sûr de nombreux avantages en termes de flexibilité, de réduction des déplacements, d’équilibre vie privée – vie professionnelle… Mais cela pose également un certain nombre de défis », prévient Tristan Thévenard, coach en épanouissement au travail. Selon les résultats d’une enquête menée par Barco, près de trois quarts des travailleurs (71%) déclarent avoir des difficultés à participer aux réunions hybrides et à s’y sentir à l’aise. La moitié des personnes interrogées (49 %) se disent frustrées par les technologies utilisées et préféreraient des échanges en face à face. « Dans un format hybride, mélangeant participants à distance et en présentiel, il reste difficile d’instaurer un climat rassurant et chaleureux, remarque Tristan Thévenard. Les réunions axées sur les relations humaines, qui impliquent par exemple de renforcer les liens entre différents membres d’une équipe restent plus efficaces en face à face. » De même, pour une réunion de brainstorming où les participants doivent réfléchir ensemble et rebondir sur les idées des autres. Il est donc primordial, en amont de la réunion, d’être clair sur l’objectif que l’on cherche à atteindre et de s’assurer que le format hybride est le plus adapté.

Des protocoles à respecter

« Le plus important, c’est que chaque participant se sente véritablement partie prenante de la réunion », insiste Tristan Thévenard. Et dans ce domaine, de gros efforts restent à faire. Si l’on en croit l’étude Barco, plus d’un travailleur sur trois aurait du mal à se sentir entendu lors de réunions hybrides et plus de la moitié des participants à distance (56 %) estiment que les animateurs de réunion s’adressent principalement aux personnes présentes physiquement. Pour y remédier, les organisateurs doivent établir des protocoles clairs et inclusifs – comme un ordre du jour partagé – permettant à chacun d’identifier et de préparer sa contribution. Durant la réunion, il est crucial que l’animateur veille à faire participer tout le monde, y compris les plus réservés.

Faire court

« Le format hybride a tendance à amplifier les défauts inhérents aux réunions en présentiel, déjà jugées trop longues et inefficaces », explique Tristan Thévenard. Plus de la moitié des travailleurs (53 %) éprouvent davantage de difficultés à rester concentrés au cours de réunions à distance. Les réunions hybrides exigent de fait plus de concision et de clarté que les réunions en présentiel pour capter dans la durée l’attention des participants dispersés en différents lieux.

De nombreux outils existent pour animer les visioconférences et les rendre plus vivantes et participatives. Jeux, sondages, nuages de mots… sont autant de leviers pour faire interagir le plus grand nombre. « Au-delà des technologies, le bien-être des équipes se construit au niveau social. Il est important de prévoir du temps en dehors des réunions à distance pour des conversations informelles et plus personnelles afin de préserver des liens de convivialité », conclut Tristan Thévenard.

Signé : Caroline Mouy